Коментарі

Коментар — це текстова примітка, яку користувач залишає поруч із об'єктом системи: товаром, контрагентом, документом, платежем або іншим записом.

Коментарі допомагають зберігати контекст, але не змінюють облік. Вони не проводять оплату, не змінюють залишок, не створюють документ і не замінюють структуровані поля.

Коли використовувати

Коментарі корисні для:

• домовленостей із клієнтом або постачальником;
• пояснення зміни в документі;
• короткого підсумку дзвінка;
• внутрішньої примітки для іншого користувача;
• фіксації причини нетипової дії;
• пояснення ситуації для підтримки або керівника.

Порада

Пишіть коментар так, щоб інший користувач зрозумів його без додаткового пояснення: що сталося, чому це важливо і що потрібно зробити далі.

Де можуть бути коментарі

Коментарі можуть використовуватися в різних частинах системи, зокрема:

• у картці товару;
• у картці контрагента;
• у товарних документах;
• у платежах;
• у пов'язаних процесах, де потрібно залишити внутрішню примітку.

Для документів є окрема інструкція: Коментарі в документах.

Що не варто писати тільки в коментарі

Коментарі не повинні замінювати поля, які впливають на облік.

Не варто писати тільки в коментарі:

• суму оплати;
• склад;
• контрагента;
• дату документа;
• ціну;
• кількість;
• статус;
• серійний номер;
• партію;
• термін придатності.

Такі дані мають бути заповнені в облікових полях, інакше система не зможе коректно використовувати їх у залишках, звітах, правах доступу або взаєморозрахунках.

Важливо

Коментар може пояснити операцію, але не проводить її. Якщо потрібно змінити залишок, борг, оплату або собівартість, використовуйте відповідний документ або платіж.

Чеклист

• коментар пояснює дію, а не дублює поле;
• у тексті зрозуміло, до чого належить примітка;
• важливі облікові дані внесені в поля системи;
• якщо потрібне фото, використовується світлина;
• якщо потрібен файл, використовується вкладення.

Підсумок

Коментарі потрібні для пояснень і внутрішньої комунікації. Вони допомагають швидше зрозуміти ситуацію, але обліковий результат формують документи, платежі, товарні рядки, статуси та інші структуровані дані.