Філії та юридичні особи

Skynum дозволяє вести облік одночасно за кількома філіями або юридичними особами в одному акаунті.

Філії допомагають розділяти документи, залишки, каси, банківські рахунки, фінансові показники та доступ користувачів. Адміністратор може працювати по всій компанії, а користувачі — тільки в межах доступних їм філій.

Як працює облік за філіями

Філія або юридична особа стає контекстом для документів, платежів, звітів і доступів.

Коли користувач працює по всій компанії, він бачить загальні дані всіх філій, якщо має на це права. Коли він перемикається на конкретну філію, система показує документи, платежі, залишки, звіти й фінансові показники тільки в межах цієї філії.

Коли потрібні філії

Філії або юридичні особи варто налаштовувати, якщо:

• компанія має кілька магазинів, складів або відділень;
• потрібно бачити звіти окремо по кожній точці;
• різні юридичні особи працюють в одному акаунті;
• користувачі мають бачити тільки свої документи, склади, каси або рахунки;
• потрібно вести облік як по всій компанії, так і по окремій філії.

Створення філії або юридичної особи

1. Відкрийте Налаштування → Компанія.
2. Перейдіть у Філії та юридичні особи.
3. Натисніть Додати.
4. Вкажіть назву, яка буде використовуватися в документах, друкованих формах і листах.
5. Якщо це підрозділ основної компанії, увімкніть використання реквізитів головної компанії.
6. Якщо це окрема юридична особа, заповніть її реквізити.
7. Натисніть Зберегти.

Назва філії використовується в документах, друкованих формах і листах, тому її потрібно писати так, щоб користувачі легко розуміли, з яким підрозділом працюють.

Реквізити головної компанії або власні реквізити

Якщо філія є підрозділом основної компанії, вона може використовувати реквізити головної компанії.

Якщо це окрема юридична особа, для неї потрібно заповнити власні реквізити: податковий номер, банківський рахунок, телефон та інші дані, які мають використовуватися в документах.

Це впливає на друковані форми: у документах філії або юридичної особи мають друкуватися ті реквізити, які відповідають цій частині компанії.

Склади та магазини

Після створення філії потрібно налаштувати склади й магазини.

Відкрийте Налаштування → Довідники → Склади та магазини і створіть новий склад або відкрийте наявний. Закріпіть склад за потрібною філією.

Якщо склад або магазин має бути доступний усім філіям, використовуйте ознаку, що він використовується всіма філіями.

Якщо склад закріплений за конкретною філією, у документах цієї філії користувачі зможуть вибирати саме її склади або спільні склади. Це зменшує ризик випадково оприбуткувати або продати товар не з тієї точки.

Каси та банківські рахунки

Так само потрібно налаштувати каси та банківські рахунки.

Кожна каса й кожен рахунок можуть бути закріплені за конкретною філією або використовуватися всіма філіями. Це впливає на те, які фінансові інструменти будуть доступні в документах і платежах.

У продажах, надходженнях і фінансових платежах система обмежує вибір кас і банківських рахунків відповідно до філії документа або поточного режиму роботи.

Взаєморозрахунки з контрагентами

Якщо клієнти можуть розраховуватися за товар у будь-якій філії компанії, перевірте параметр Взаєморозрахунки з контрагентами окремо по філіях у Налаштування → Параметри → Контрагенти.

Цей параметр визначає, чи розділяються взаєморозрахунки з контрагентами по філіях.

Користувачі та доступи

Після налаштування філій відкрийте Налаштування → Користувачі і перевірте доступи користувачів.

Адміністратор може мати доступ до всіх філій. Іншим користувачам потрібно видати доступ саме до тих філій, складів, кас і банківських рахунків, з якими вони працюють.

Докладніше: Користувачі і Ролі та права доступу.

Перемикач філій

У верхній частині платформи є перемикач філій.

Якщо вибрати режим роботи по всій компанії, у списках, звітах і фінансових показниках відображаються дані всіх філій та юридичних осіб. Якщо вибрати конкретну філію, система показує документи, платежі, звіти й показники тільки в її межах.

Користувачі можуть перемикатися тільки між тими філіями, до яких мають доступ.

Як філія працює в документах

У документах зʼявляється поле Філія, юридична особа. За замовчуванням у ньому встановлюється поточна філія користувача.

Після вибору філії система обмежує доступні склади, каси й банківські рахунки. Наприклад, у надходженні від постачальника можна вибрати тільки склад поточної філії або спільний склад.

Надходження від постачальника

У документі надходження поле Філія, юридична особа визначає, до якої частини компанії належить операція. Після вибору філії склад і оплата мають відповідати цій філії або бути спільними.

Після активації документа товарний рух і фінансові дані закріплюються за філією документа.

Продаж

У товарній накладній також використовується поле Філія, юридична особа. Воно визначає, з якої філії виконується продаж.

Після вибору філії користувач працює з доступними складами, касами й банківськими рахунками цієї філії. Після активації продаж потрапляє в аналітику відповідної філії.

Фінансовий платіж

У фінансових платежах філія визначає, до якого підрозділу належить рух коштів. За замовчуванням може підставлятися поточна філія користувача.

Каса або банківський рахунок у платежі також мають відповідати філії або бути спільними.

Як філія впливає на звіти

Філія впливає на:

• документи продажу і постачання;
• фінансові платежі;
• залишки й обороти;
• контрольні показники;
• фінансові звіти;
• доступ користувачів до даних.

Це дозволяє дивитися результати як по всій компанії, так і окремо по кожній філії або юридичній особі.

Типові ситуації

Користувач не бачить потрібну філію

• перевірте доступ користувача до філій;
• перевірте, чи філія активна;
• перевірте, чи користувач не працює під роллю з обмеженим доступом.

У документі не видно потрібний склад

• перевірте, до якої філії привʼязаний документ;
• перевірте філію складу;
• якщо склад має бути спільним, перевірте відповідне налаштування складу.

У платежі не видно касу або рахунок

• перевірте філію документа або платежу;
• перевірте філію каси чи банківського рахунку;
• перевірте доступ користувача до цієї каси або рахунку.

Звіт показує не всі дані

• перевірте перемикач філій у верхній частині платформи;
• перевірте, чи користувач має доступ до всіх потрібних філій;
• порівняйте звіт у режимі всієї компанії та конкретної філії.

Коротка перевірка

• створені всі потрібні філії або юридичні особи;
• для юридичних осіб заповнені власні реквізити;
• склади й магазини закріплені за правильними філіями;
• каси й банківські рахунки налаштовані;
• користувачам видані правильні доступи;
• перемикач філій показує очікувані дані;
• тестові документи створюються з правильною філією.

Підсумок

Філії та юридичні особи дозволяють вести облік у межах складної структури бізнесу. Якщо правильно налаштувати філії, склади, каси, рахунки й доступи, Skynum буде показувати дані як по всій компанії, так і по кожному підрозділу окремо.